转学的留学人员，应给自己原来的管片官员写信(请参见领馆划分,查找联系方式),，说明自己原先所在的学校或单位及转往的学校或单位及所在领区，附上自己的新址及联系电话，管片官员在收到来信后，将把报到材料转至目前留学人员所在新的使（领）馆教育处（组）。转至第三国或由第三国转来的留学人员，都应与原先主管自己的使（领）馆教育处（组）联系，办理有关的转学手续。

只有在收到留学人员的转学材料后，才有可能为其办理有关护照更换、延期、豁免、回国证明等手续。